Transaksi Pembelian dan Transaksi Pembayaran Utang

Secara garis besar, dalam bab kali ini akan mempelajari 2 hal. Yaitu tentang transaksi pembelian dan transaksi pembayaran utang. Transaksi pembelian sendiri mencakup pembelian kredit, pembelian tunai, retur pembelian dan-lain-lain. Sedangkan materi transaksi pembayaran utang sendiri mencakup pembayaran utang tanpa diskon/denda, pembayaran utang dengan diskon dan pembayaran utang dengan denda.

Transaksi Order Pembelian

Transaksi order pembelian disini sedikit berbeda dengan transaksi pembelian biasanya. Maksud order disini adalah baru sebatas memesan. Belum pasti nantinya akan dibeli atau tidak. Langkah-langkah mengentri transaksi order pembelian adalah sebagai berikut:

Pada tampilan Command Centre pilih Purchase > Enter Purchase

Karena kita akan mengentri transaksi order pembelian, maka dibagian kiri atas yang bertuliskan “BILL” jangan lupa kita rubah dulu menjadi “ORDER”.

Nanti warna background akan berubah warna menjadi kuning.

Keterangan:

Supplier = kita pilih sesuai pemasok yang ada di bukti transaksi.

Terms = kita biarkan ada terminnya.

Tax Inclusive = jangan lupa centangannya dihilangi                                 .

Purchase# = kita isikan dengan nomor di bukti transaksi.

Date = diisi dengan tanggal di bukti transaksi.

Kolom Order = diisikan dengan jumlah barang yang ingin dipesan.

Kolom Item Number = dipilih dengan kode barang yang ingin dipesan.

Kolom Description = akan otomatis terisi ketika kita sudah memilih kode barang.

Kolom Price = diisikan dengan harga satuan barang yang ingin dipesan.

Kolom Disc% = dikosongi

Kolom Total = otomatis terisi ketika kolom Order dan kolom Price sudah terisi.

Kolom Job = dikosongi

Kolom Tax = dipilih sesuai dengan kode pajak yang dipakai.

Subtotal = otomatis terisi

Freight = dikosongi

Tax = otomatis terisi sesuai dengan kode pajak yang dipilih

Total Amount = otomatis terisi

Paid Today = dikosongi

Jika sudah dan dirasa benar, langsung klik Record. Transaksi order tidak bisa kita lihat transaksinya, karena transaksi order masih tahap pemesanan. Belum bisa dipastikan karena bisa saja tidak jadi. Jika keluar pemberitahuan tentang “Would you like to change the tax code used?” pilih saja No. karena kita tidak ingin mengganti kode pajak.

Transaksi Penerimaan Barang

Digunakan untuk mengentri transaksi penerimaan hasil orderan yang dilakukan jika statusnya sudah jadi beli. Langkah-langkah mengentri transaksi penerimaan barang adalah sebagai berikut:

Pada tampilan Command Centre pilih Purchase > Enter Purchase

Lalu pilih Register

Pilih tab Order. Ganti tanggal di Dated Fromnya sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi order. Nanti akan keluar transaksi ordernya. Dipilih transaksi ordernya lalu pilih “Change to Bill”.

Selanjutnya akan ditampilkan transaksi yang disorder sebelumnya. Disesuaikan jika ada yang perlu disesuaikan seperti tanggal, kode bukti transaksi dll.

Tekan tombol CTRL+R untuk memastikan rekap transaksinya apakah sudah benar dengan di bukti transaksi atau belum. Jika sudah bisa di klik OK kemudian Record. Jika keluar pemberitahuan tentang “Would you like to change the tax code used?” pilih saja No. karena kita tidak ingin mengganti kode pajak. Jika keluar juga pemberitahuan “This purchase is pre-dated. Click Cancel if you do not wish to record it.” Pilih OK.

Transaksi penerimaan sudah tercatat tetapi belum terjadi pembayaran. Jika statusnya langsung dibayar, maka dapat memilih menu Purchase > Pay Bills.

Kita akan diarahkan ke tampilan Pay Bills

Keterangan:

Pay from Account = dipilih sesuai dengan kebijakan perusahaan dalam pengeluaran. Akrena pembayaran termasuk golongan pengeluaran.

Supplier = dipilih dengan pemasok yang akan kita bayarkan.

Memo = bisa diisikan dengan keterangan transaksi.

Cheque No. = diisikan dengan nomor di bukti transaksi

Date = diisikan dengan tanggal di bukti transaksi.

Amount = diisikan dengan jumlah yang dibayarkan di bukti transaksi.

Dibagian kolom akan otomatis keluar transaksi yang belum dibayarkan ke pemasok yang sudah kita pilih. Selanjutnya pilih transaksi yang akan kita bayarkan sesuai dengan bukti transaksinya jika terdapat lebih dari satu transaksi.

Kolom Discount = dikosongi karena transaksinya tidak ada diskon.

Pastikan kolom Out of Balance sudah bersaldo nol. Tekan CTRL+R untuk melihat rekapan transaksi. Jika sudah benar maka klik OK lalu Record.

Transaksi Pembelian Kredit

Sebagai panduan pembelian kredit disini akan diberikan contoh pembelian kredit yang menggunakan uang muka. Jika ada transaksi pembelian kredit tanpa uang muka, maka pencatatan uang mukanya tidak perlu dilakukan. Langkah-langkah pencatatan pembelian kredit adalah Purchase > Enter Purchase

Pastikan dipojok kiri atas statusnya sudah “BILL” karena pembelian kredit statusnya sudah pasti beli tapi tidak langsung dibayar. Termin yang tertera juga sudah sesuai dengan di bukti transaksinya. Pada saat mencatat uang muka(Deposit Paid) dapat dilakukan dengan cara mengisi kolom Bill dengan minus satu (-1) lalu tab sampai muncul List Item seperti gambar berikut, klik New.

Setelah klik new, nanti kita membuat item untuk menampung akun Deposit Paid. Caranya adalah:

-ketik item number, sebetulnya ini bebas, tapi biasanya karena ini termasuk uang muka pembelian barang dagangan maka kodenya kita buat mirip seperti barang dagangan lainnya. Bedanya adalah kita urutkan nomornya dengan nomor yang belum dipakai.

-untuk kolom name diisikan sama dengan nama akunnya yaitu deposit paid.

-centang I buy this item dan link-kan dengan akun deposit paid. Kenapa Cuma I buy this item, karena uang mukanya adalah untuk pembelian.

Menuju ke tab buying details lalu ganti kode pajak menjadi PPN. Lalu klik OK

Isi jumlah uang muka sejajar dengan deposit paid. Jika terdapat biaya angkut jangan lupa isikan kolom freight.

Pastikan total amount-nya sesuai dengan bukti transaksi. Jika sudah silahkan tekan CTRL+R untuk melihat rekapan. Setelah benar maka klik OK lalu Record. Jika keluar pemberitahuan tentang “Would you like to change the tax code used?” pilih saja No. karena kita tidak ingin mengganti kode pajak.

Itu tadi untuk mengentri transaksi pembelian kredit yang menggunakan uang muka. Jika ada transaksi pembelian kredit tanpa uang muka, maka tidak usah melakukan proses pembuatan deposit paid tadi.

Transaksi Pembelian Tunai

Disini akan saya berikan penjelasan dimana transaksi pembelian tunainya terdapat diskon. Jika dikemudian hari anda mendapati transaksi pembelian tunai tanpa diskon, maka cara yang ada hubungannya dengan diskon tidak perlu diikuti. Langkah awalnya sama, yaitu pilih Purchase > Enter Purchase.

Pilih pemasoknya dari siapa kita membeli barang dagangannya. Pastikan term terpilih COD. Karena pembelian tunai menggunakan kode COD. Tas inclusive jangan lupa dihilangkan centangannya. Isikan Purchase # dan Date sesuai dengan nomor dan tanggal di bukti transaksinya. Untuk tabelnya diisikan seperti biasa, kolom Bill diisikan dengan jumlah barang, kolom Item Number dipilih kode barangnya, kolom Price dipastikan harganya sama dengan di bukti transaksi, kolom Total akan otomatis terisi. Untuk mencatat diskon, kita bisa menggunakan cara seperti deposit paid tadi. Tapi disini saya akan menunjukkan cara yang lain. Yaitu kita menumpang di kolom freight. Jadi kolom freight-nya kita isikan minus nominal diskonnya (-300000) semisal diskonnya Rp. 300.000,-. Jangan lupa kode pajak freightnya dipilih N-T. Setelah itu jangan lupa paid today diisi dengan total yang harus dibayarkan karena ini transaksi tunai. Dan balance due menjadi nol.

Setelah semuanya terisi, langkah selanjutnya adalah merubah link dibagian purchase account. Dengan cara setup > linked account > purchase account.

Kita rubah link bagian I pay freight on purchase menjadi akun purchase discount. Karena kita menumpang nominal diskon di kolom freight. Jika sudah klik OK

Selanjutnya tekan CTRL+R dan dipastikan sudah keluar akun purchase discount-nya. Pastikan juga bentuk jurnalnya sudah benar. Jika sudah bisa klik OK dan Record. Jika keluar pemberitahuan tentang “Would you like to change the tax code used?” pilih saja No. karena kita tidak ingin mengganti kode pajak. Keluar pemberitahuan lagi, klik OK jika sudah dirasa benar. Jangan lupa untuk langsung mengembalikan link bagian freight yang sempat kita rubah menjadi purchase discount. Dan dikembalikan lagi dengan freight paid/freight in.

Transaksi Retur Pembelian

Langkah-langkah mencatat retur pembelian adalah Purchase > Enter Purchase

Isikan Purchase Bill dengan dengan nama pemasok, nomor dokumen transaksi, dan tanggal. Pengisian barang yang dikembalikan (retur) adalah dengan cara mengisi tanda minus (-) diawal jumlah barang. Tekan CTRL+R dan dipastikan sudah benar. Jika sudah benar klik OK dan kemudian Record.

Setelah klik Record, lalu klik Register.

Retur pembelian ini menyebabkan utang darang menjadi berkurang, untuk mencatat pengurangan utang dapat dilakukan dengan cara masuk tab Returns & Debits. Pilih salah satu transaksi utang sesuai dengan bukti transaksi jika lebih dari satu. Selanjutnya, jika returnya dari hasil pembelian tunai gunakan menu Receive Refund. Jika returnya hasil dari pembelian kredit maka pilih Apply to Purchase.

Ganti ID # dan Date sesuai nomor dan tanggal di bukti transaksi. Kosongkan diskon karena tidak ada diskonnya. Silahkan tab terus sampai di kolom finance charge dan pastikan Out of Balance sudah nol kemudian klik Record.

Transaksi Pembayaran Utang dengan Potongan/Diskon

Langkah-langkah untuk mencatat transaksi pembayaran utang adalah dengan cara Purchase > Pay Bills

Pastikan Pay form Account-nya terpilih akun sesuai kebijakan pengeluaran perusahaan. Pilih pemasoknya, nomor bukti transaksi, tanggal, Amount dan memo pada kolom yang tersedia sesuai bukti transaksinya. Jika didalam tabel terdapat lebih dari satu transaksi, maka pilih yang sesuai dengan bukti transaksinya. Jangan lupa bagian diskon dicek terlebih dahulu. Klik Amount Applied dan pastikan Amount of Balance sudah nol.

Jika sudah tekan CTRL+R dilihat rekapannya, pastikan sudah ada diskonnya dan sesuai dengan bukti transaksinya. Selanjutnya klik OK dan Record. Pilih print later jika tidak ingin di-print hasilnya.

Transaksi Pembayaran Utang Tanpa Potongan dan Denda

Proses awalnya sama, Purchase > Pay Bills

Isi pemasok, nomor transaksi, tanggal dan jumlah yang dibayarkan. Tekan tab berulang kali sampai berada di kolom finance charge dan terlihat Out of Balance nol.

Tekan CTRL+R untuk melihat hasil rekapannya. Jika sudah benar klik OK dan Record

Transaksi Pembayaran Utang dengan Denda Keterlambatan

Langkah-langkah awalnya sama yaitu Purchase > Pay Bills.

Isikan pemasoknya, nomor bukti transaksi, tanggal, dan total yang harus dibayar sesuai dengan bukti transaksinya. Tekan tab terus sampai dikolom finance charge. Dipastikan Amount Applied-nya sesuai dengan utangnya dan finance charge sesuai dengan jumlah dendanya. Dan dibagian Out of Balance sudah nol.

Tekan CTRL+R untuk melihat hasil rekapannya. Jika sudah benar klik OK dan Record

Demikian materi transaksi pembelian dan transaksi pembayaran utang. semoga dapat membantu memahami penggunaan aplikasi MYOB.

Catatan: semua materi ini berdasarkan MYOB Accounting Plus v18 ED