Membuat Daftar Akun dan Mengisi Saldo Awal Buku Besar

Dalam pembuatan akun di MYOB ada 2 cara, yaitu dengan membuat langsung di MYOB dan dengan cara import. Yang pertama adalah membuat langsung di MYOB. MYOB membagi akun dalam dua bagian yaitu akun yang digunakan sebagai total dari suatu kelompok akun yang disebut dengan HEADER, dan akun yang merupakan bagian dari akun header yang akan digunakan sebagai pos penampung suatu transaksi yang disebut dengan akun DETAIL, akun inilah yang akan digunakan sebagai penampung buku besar.

Membuat Akun

Membuat daftar akun bisa dilakukan dengan cara dari Command Centre pilih Accounts kemudian pilih Account List.

Selanjutnya pilih menu new dibagian bawah. Pembuatan akundimulai dengan memilih kelompok akun apakah Header atau Detail, mengisi Account Number dan mengisi Account Name sesuai dengan daftar akun yang disediakan. Jika sudah selesai dan benar kilk OK. Lakukan hal yang sama untuk akun-akun yang lain.

Kelompok akun dalam MYOB :

- Asset didahului dengan nomor 1-xxxx (saldo normal Debit)

- Liability didahului dengan nomor 2-xxxx (saldo normal Kredit)

- Equity didahului dengan nomor 3-xxxx (saldo normal Kredit)

- Income didahului dengan nomor 4-xxxx (saldo normal Kredit)

- Cost of Sales didahului dengan nomor 5-xxxx (saldo normal Debit)

- Expense didahului dengan nomor 6-xxxx (saldo normal Debit)

- Other Income didahului dengan nomor 8-xxxx (saldo normal Kredit)

- Other Expense didahului dengan nomor 9-xxxx (saldo normal Debit)

Tipe akun dalam MYOB :

- Kelompok Asset :

Bank [digunakan untuk akun-akun yang dapat digunakan untuk melakukan transaksi pembayaran atau penerimaan uang, seperti kas kecil, kas di bank, kas urusan gaji]

Accounts Receivable [digunakan untuk akun yang memiliki buku tambahan piutang (kartu pelanggan/customer). Dengan demikian setiap terjadi mutasi akun piutang selalu dicatat dalam kartu pelanggan]

Other Current Asset [digunakan untuk akun harta lancar selain bertipe banking dan account receivable, seperti perlengkapan, sewa dibayar dimuka, persekot gaji, persediaan barang dagangan]

Fixed Asset [digunakan untuk akun harta tetap seperti gedung, akumulasi penyusutan gedung, peralatan, tanah]

Other Asset [digunakan untuk akun selain harta lancar dan harta tetap. Seperti goodwill, hak paten, hak cipta (harta tetap tidak berwujud)]

- Kelompok Liability :

Credit Card [digunakan untuk akun kartu kredit]

Accounts Payable [digunakan untuk akun hutang yang memiliki buku tambahan (kartu pemasok/suppliers)]

Other Current Liability [digunakan untuk akun hutang lancar selain bertipe credit card dan account payable]

Long Term Liability [digunakan untuk akun hutang jangka panjang, seperti hutang bank, hutang hipotik, hutang obligasi]

Other Liability [digunakan untuk akun hutang lainnya]

Untuk akun kelompok Equity (modal), Income (pendapatan usaha), Cost of sales (harga pokok penjualan), Other income (pendapatan lain-lain) dan Other Expense (biaya lain-lain) hanya memiliki satu jenis akun detail saja.

Cara kedua dalam pembuatan akun adalah dengan cara impor. Untuk itu anda harus mempunyai text file yang sudah tersimpan di folder tertentu di komputer anda. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengimport daftar akun adalah: a) Format file daftar akun dalam bentuk text file (tab delimeted). b) Field-field daftar akun harus mengikuti format dalam MYOB v18. c) Daftar akun yang digunakan sesuai oleh perusahaan yang terkait.

Untuk poin “a” diatas dapat menggunakan aplikasi Ms. Excel. Caranya adalah membuat file seperti gambar berikut :

Kolom pertama untuk menampung nomor akun. Kolom kedua untuk menampung nama akun. Kolom ketiga untuk menampung kelompok akun (termasuk Header atau Detail). Untuk kelompok yang header, bisa diketikkan dengan huruf “H” dan kelompok detail bias dikosongi saja. Untuk kolom selanjutnya untuk menampung tipe akun. Dalam penulisan tipe akun jangan sampai salah. Karena jika salah, akun tersebut tidak akan bias terimpor dengan baik. Jika sudah, maka save daftar akun tersebut. Ketika proses penyimpanan, jangan lupa merubah tipe file menjadi “Text (tab delimited)”. Setelah itu save seperti biasa.

Untuk cara mengimpor, pada aplikasi MYOB pilih menu File > Import Data > Accounts > Account Information. Nanti akan terbuka tampilan seperti dibawah ini.

First record dipilih “Data Record” dan Duplicated Records dipilih “Update Existing Record”. Lalu pilih “Continue”. Langkah selanjutnya kita cari file daftar akun yang berbentuk “Text (tab delimited)” tadi dan klik “Open”.

Dibagian Import Fields (kiri) data tersebut sesuai dengan nama judul kolom di file daftar akun tadi. Maka kita tinggal menyesuaikan dengan daftar di sebelah kanannya. Nomor akun dengan Account Number, Nama akun dengan Account Name, Header dengan Header, Type dengan Account Type dan seterusnya.

Jika sudah klik Import untuk memproses akun tersebut. Apabila sudah selesai nanti keluar pemberitahuan keberhasilan Import. Langsung klik OK. Akun-akun otomatis bertambah sesuai dengan daftar yang kita import tadi.

Mengedit Akun

MYOB telah menyediakan akun yang sudah langsung ada saat kita membuat data file perusahaan baru. Akun tersebut sudah disediakan otomatis dan akun tersebut nantinya akan digunakan MYOB sebagai default untuk transaksi yang sifatnya pasti ada di perusahaan. Akun tersebut ada yang bisa dihapus dan yang tidak bisa dihapus. Akun yang tidak bisa dihapus bisa diganti ke nomor dan nama lain. Cara mengedit akun dengan cara double klik akun yang ingin diganti. Selanjutnya diedit sesuai dengan kebutuhan. Akun yang sudah disediakan tersebut adalah sebagai berikut:

- Cheque Account. Akun ini sama sifatnya dengan kas, sebagai default untuk mencatat transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas. Akun ini tidak bisa dihapus hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain, misalnya menjadi nama Cash/kas, Cash in Bank, Bank Mandiri, BCA, BNI dll.

- Undeposited Fund. Akun ini digunakan sebagai akun temporer (sementara) saat kita menerima pembayaran dari pelanggan berupa cek/giro yang belum jatuh tempo. Saat penerimaan cek/giro tersebut akan dicatat mengurangi piutang, tetapi belum menjadi kas. Akun ini tidak dapat dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Contoh menjadi akun Cash On Hand jika ada kebijakan perusahaan dimana penerimaan ditampung dulu dengan akun Cash On hand.

- Trade Debtors. Akun ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan kepada para pelanggan. Akun ini tidak dapat dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain, misalnya Account Receivable/ Piutang Dagang/Piutang Usaha.

- Trade Creditors. Akun ini digunakan untuk menampung transaksi pembelian kepada para pemasok. Akun ini tidak bisa dihapus hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain, misalnya Account Payable/ Utang Dagang/Utang Usaha.

- Payroll Liabilities. Akun ini digunakan sebagai penampung utang atas gaji/upah yang belum dibayarkan kepada para karyawan. Akun ini tidak dapat dihapus atau diganti nomor dan nama lain misalnya Salaries Payable/ Utang Gaji.

- Retained Earning. Akun ini digunakan sebagai penampung laba periode berjalan setelah suatu file ditutup buku tahunan. Semua laba-rugi periode berjalan akan dipindahkan ke akun Retained Earning ini saat proses tutup buku dilakukan. Akun ini tidak bisa dihapus hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. misalnya untuk perusahaan perorangan diganti menjadi modal pemilik, untuk koperasi diganti dengan Sisa Hasil Usaha, Untuk perusahaan perseroan diganti dengan Laba ditahan.

- Current Year Earning. Akun ini akan digunakan sebagai penampung laba/rugi periode berjalan. selisih antara pendapatan dengan harga pokok dan beban dalam satu periode akan ditampung dalam akun current earning dan nilainya akan ditampilkan pada posisi neraca di bagian equity. Akun ini tidak bisa dihapus hanya bisa difanti ke nomor dan nama lain misalnya Laba Periode Berjalan, Income Summary.

- Historical Balancing. Akun ini digunakan sebagai penyeimbang saldo awal yang dimasukkan ke neraca. Jika neraca awal yang kira masukkan dari menu Setup > Balance > Account Opening Balance ada selisih antara harta, utang dan modal maka selisih ini akan dimasukkan ke akun historical balance karena prinsip akuntansi harus balance setiap transaksi. Akun ini tidak bisa dihapus hanya bisa diganti dengan nomor dan nama lain.

- Wages Salaries. akun ini digunakan untuk menampung gaji karyawan.

Others Employer Expense. Akun ini digunakan untuk menampung gaji/upah karyawan selain gaji yang sudah dicatat ke dalam akun Wages Salaries.

Menghapus Akun

Ada cara dalam penghapusan akun di MYOB. Akun tersebut dihapus dikarenakan tidak dipakai dan dapat membuat rapi tampilan daftar akun. Cara menghapus akun adalah buka akun yang akan dihapus (dobel klik) > pilih menu Edit > Delete Account.

Jika sudah membuat akun, mengedit akun dan menghapus akun. Langkah selanjutnya adalah menata akun biar terlihat rapi. Caranya adalah menggeser akun ke kiri atau ke kanan menggunakan menu Up dan Down. Jika sudah nanti akan seperti dibawah ini.

Linked Account (Hubungan Akun)

Linked Account merupakan akun-akun yang saling terhubung, antara akun yang satu dengan akun yang lain. Fungsinya adalah untuk membuat otomatisasi dalam pencatatan, artinya satu akun mengalami perubahan, maka akun yang terkait langsung dengan akun tersebut juga akan mengalami perubahan. Contoh ketika perusahaan menerima piutang, maka akun yang akan berubah adalah akun kas (bertambah0 dan akun piutang (berkurang).

Linked Account ini juga membantu membuat jurnal otomatis untuk setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Untuk dapat menghasilkan jurnal yang tepat, maka dalam membuat Linked Account harus tepat dan teliti. MYOB ini menyediakan 4 kelompok linked account, yaitu: accounts and banking account, sales accounts, purchase accounts dan payroll accounts.

- Linked accounts yang pertama kita atur adalah Accounts & Banking Accounts. Dapat dibuka melalui menu Setup > Linked Accounts > Accounts & Banking Accounts

Nanti akan keluar tampilan seperti dibawah ini

Keterangan:

Equity Account for Current Earnings = perkiraan modal untuk periode berjalan biasanya menggunakan akun Current Year Earnings/Income Summary

Equity Account for Retained Earnings = perkiraan modal untuk laba ditahan biasanya menggunakan akun Retairned Earnings

Equity Account for Historical Balancing = perkiraan modal untuk selisih pembukuan biasanya menggunakan akun Historical Balancing

Bank Account for Electronic Payment = akun bank untuk pembayaran elektronik biasanya menggunakan akun Electronic Clearing Account

Bank Account for Undeposited Funds = akun untuk menampung penerimaan sementara biasanya menggunakan akun Undeposite Fund, Cash On Hand

- Linked accounts yang kedua kita atur adalah Sales Accounts . Dapat dibuka melalui menu Setup > Linked Accounts > Sales Accounts

Nanti akan keluar tampilan seperti dibawah ini

Keterangan :

Asset Account for Tracking Receivables = perkiraan akun aktiva untuk menampung piutang

Bank Account for Costumer Receipts = perkiraan akun bertipe bank untuk menampung penerimaan dari pelanggan

I charge freigt on sales = dicentang ketika ada beban angkut penjualan

I track deposits collected from customers = dicentang ketika ada penerimaan uang muka pelanggan

I give discounts for early payment = dicentang ketika ada potongan penjualan

I assess charges for late payment = dicentang ketika ada denda keterlambatan pembayaran

- Linked accounts yang ketiga kita atur adalah Purchase Accounts. Dapat dibuka melalui menu Setup > Linked Accounts > Purchase Accounts

Nanti akan keluar tampilan seperti dibawah ini

Keterangan :

Liability Account for Tracking Payables = Perkiraan kewajiban untuk menampung utang

Bank Account for Paying Bills = Perkiraan akun bertipe bank untuk pembayaran utang

I can receive items without a Supplier bill = dicentang ketika ada perkiraan untuk mendapat barang dagangan dan melakukan pembayaran tanpa tagihan

I pay freight on purchases = dicentang ketika ada perkiraan untuk beban angkut pembelian

I track deposits paid to suppliers = dicentang ketika ada perkiraan untuk uang muka pembelian

I take discounts for early payment = dicentang ketika ada perkiraan untuk potongan pembelian

I pay charges for late payment = dicentang ketika ada perkiraan untuk denda keterlambatan pembayaran

Pencatatan Saldo Awal Buku Besar

Hal yang perlu diperhatikan ketika mengisi saldo awal buku besar pada MYOB adalah adanya akun kontra. Akun kontra adalah akun yang mengurangi nilai akun terkait dan disajikan berpasangan dengannya dalam laporan keuangan. Atau juga bisa diartikan, akun kontra adalah akun dimana saldonya tidak menempati saldo normalnya. Contoh, akun yang masuk kelompok Harta(Asset) yang dimana diawali dengan nomor 1 saldo normalnya adalah di sisi debit. Jika ditemukan ada kelompok akun Harta(Asset) saldonya berada di sisi kredit, berarti akun tersebut termasuk akun kontra. Berlaku juga untuk kebalikannya. Jika akun tersebut saldonya disisi debit tetapi saldo normalnya ada di kredit, berarti akun tersebut termasuk akun kontra.

1 = Harta (Asset) saldo normal di sisi debit

2 = Utang (Liability) saldo normal di sisi kredit

3 = Modal (Equity) saldo normal di sisi kredit

4 = Pendapatan (Income) saldo normal di sisi kredit

5 = Harga Pokok Penjualan (Cost of Sales) saldo normal di sisi debit

6 = Beban (Expense) saldo normal di sisi debit

8 = Pendapatan Lainnya (Other Income) saldo normal di sisi kredit

9 = Beban Lainnya (Other Expense) saldo normal di sisi debit

Cara mengisikan saldo awal buku besar adalah melalui menu Setup > Balance > Account Opening Balance.

Saat kita sudah bisa membedakan mana akun yang kontra dan yang tidak, yang dilakukan adalah mengisi sakdo di setiap akunnya. Dan jika menemukan akun kontra maka cara mengisi nominalnya adalah diberi simbol minus (-) baru diketik nominalnya. Jika sudah diisi semua sesuai dengan Trial Balance-nya, Ammount to be allocated Rp 0,00 dimana ini menunjukkan bahwa pengisian saldo awal buku besar sudah seimbang (balance). Nanti akan seperti gambar dibawah ini

Mengedit Kode Pajak

Dalam aplikasi MYOB telah disediakan fasilitas yang menghitung besarnya Pajak Pertambahan Nilai (PPN) secara otomatis setiap terjadi penjualan dan pembelian yaitu GST (Goods and Service Tax). Inilah alasan kenapa kita nanti mengedit GST menjadi PPN/VAT. Karena konsep GST itu hamper sama dengan PPN/VAT. Disamping itu, masih ada satu jenis pajak lagi yang disediakan MYOB yang bisa dimanfaatkan, yaitu N-T (Not Reportable). Jenis pajak ini akan digunakan untuk menandai item-item atau transaksi-transaksi yang tidak terkena PPN.

Daftar pajak yang digunakan di MYOB adalah jenis-jenis pajak yang digunakan di Australia. Makanya kita disini harus melakukan penyesuaian. Langkah-langkah untuk melakukan penyesuaian adalah dengan cara klik toolbar Lists > Tax Code

Pilih yang kodenya GST lalu Edit

Keterangan :

Tax Code = yang awalnya GST diganti sesuai dengan keadaan. Jika menggunakan istilah PPN silahkan ganti menjadi PPN. Jika menggunakan istilah VAT silahkan isi dengan VAT.

Description = silahkan ganti dengan kepanjangan dari PPN/VAT.

Tax Type =  tetap dipilih Goods & Service Tax

Rate = disesuaiakan dengan besaran pajaknya berapa persen

Linked Account for Tax Collected = dipilih akun PPN Outcome atau yang sejenis istilahnya

Linked Account for Tax Paid = dipilih akun PPN Income atau yang sejenis istilahnya

Jika sudah bisa di klik OK.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat

Catatan : semua materi ini berdasarkan MYOB Accounting Plus v18 ED