Transaksi Penjualan dan Transaksi Pelunasan Piutang

Secara garis besar, dalam bab kali ini akan mempelajari 2 hal. Yaitu tentang transaksi penjualan dan transaksi pelunasan piutang. Transaksi penjualan sendiri mencakup penjualan kredit, penjualan tunai, retur penjualan dan-lain-lain. Sedangkan materi transaksi pelunasan piutang sendiri mencakup pelunasan piutang tanpa diskon/denda, pelunasan piutang dengan diskon dan pelunasan piutang dengan denda.

Transaksi Order Penjualan

Transaksi order penjualan disini sedikit berbeda dengan transaksi penjualan biasanya. Maksud order disini adalah baru sebatas memesan. Belum pasti nantinya akan dijual atau tidak. Langkah-langkah mengentri transaksi order penjualan adalah sebagai berikut:

Pada tampilan Command Centre pilih Sales > Enter Sales

Karena kita akan mengentri transaksi order penjualan, maka dibagian kiri atas yang bertuliskan “INVOICE” jangan lupa kita rubah dulu menjadi “ORDER”.

Nanti warna background akan berubah warna menjadi kuning.

Keterangan:

Customer = kita pilih sesuai barang dijual kepada siapa di bukti transaksi.

Terms = kita biarkan ada terminnya.

Tax Inclusive = jangan lupa centangannya dihilangi                                 .

Invoice# = kita isikan dengan nomor di bukti transaksi.

Date = diisi dengan tanggal di bukti transaksi.

Kolom Ship = diisikan dengan jumlah barang yang ingin dipesan.

Kolom Item Number = dipilih dengan kode barang yang ingin dipesan.

Kolom Description = akan otomatis terisi ketika kita sudah memilih kode barang.

Kolom Price = diisikan dengan harga satuan barang yang ingin dipesan.

Kolom Disc% = dikosongi

Kolom Total = otomatis terisi ketika kolom Ship dan kolom Price sudah terisi.

Kolom Job = dikosongi

Kolom Tax = dipilih sesuai dengan kode pajak yang dipakai.

Subtotal = otomatis terisi

Freight = dikosongi jika tidak ada jasa angkutnya

Tax = otomatis terisi sesuai dengan kode pajak yang dipilih

Total Amount = otomatis terisi

Paid Today = dikosongi karena bukan transaksi tunai

Jika sudah benar, langsung klik Record. Transaksi order tidak bisa kita lihat transaksinya, karena transaksi order masih tahap pemesanan. Belum bisa dipastikan karena bisa saja tidak jadi.

Transaksi Pengiriman Barang

Digunakan untuk mengentri transaksi pengiriman hasil orderan yang dilakukan jika statusnya sudah jadi beli. Langkah-langkah mengentri transaksi pengiriman barang adalah sebagai berikut:

Pada tampilan Command Centre pilih Sales > Enter Sales

Lalu pilih Register

Pilih tab Order. Ganti tanggal di Dated Fromnya sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi order. Nanti akan keluar transaksi ordernya. Dipilih transaksi ordernya lalu pilih “Change to Invoice”.

Selanjutnya akan ditampilkan transaksi yang diorder sebelumnya. Disesuaikan jika ada yang perlu disesuaikan seperti tanggal karena tanggalnya diketik tanggal pengiriman sudah bukan tanggal pemesanan lagi, kode bukti transaksi adalah nomor bukti pengiriman dll. Jika ditransaksi pengiriman terdapat jasa angkut, maka kolom freight bisa diisikan dengan nominal jasa angkutnya. Dan pastikan total amount-nya sesuai dengan total di bukti transaksinya.

Tekan tombol CTRL+R untuk memastikan rekap transaksinya apakah sudah benar dengan di bukti transaksi atau belum. Jika sudah bisa di klik OK kemudian Record. Jika keluar pemberitahuan tentang “This sale is pre-dated. Click Cancel if you do not wish to record it” pilih saja OK.

Transaksi pengiriman sudah tercatat tetapi belum terjadi pembayaran. Jika statusnya langsung dibayar, maka dapat memilih menu Sales > Receive Payments.

Kita akan diarahkan ke tampilan Receive Payments

Keterangan:

Deposit to Account = dipilih sesuai dengan kebijakan perusahaan dalam Penerimaan. Karena pelunasan hasil pengiriman termasuk golongan penerimaan.

Customer = dipilih dengan pelanggan yang melakukan pembayaran.

Amount Received = diisi dengan nominal jumlah yang diterima sesuai bukti transaksi

Memo = bisa diisikan dengan keterangan transaksi.

ID # = diisikan dengan nomor di bukti transaksi

Date = diisikan dengan tanggal di bukti transaksi.

Dibagian kolom akan otomatis keluar transaksi yang belum dilunasi oleh pelanggan yang sudah kita pilih. Selanjutnya pilih transaksi yang akan melakukan pembayaran kepada kita sesuai dengan bukti transaksinya jika terdapat lebih dari satu transaksi.

Kolom Discount = dikosongi karena transaksinya tidak ada diskon.

Kolom Amount Applied = harus keluar nominal sesuai dengan transaksi yang akan membayar kepada kita dan nominalnya juga sesuai.

Pastikan Out of Balance sudah bersaldo nol. Tekan CTRL+R untuk melihat rekapan transaksi. Jika sudah benar maka klik OK lalu Record.

Transaksi Penjualan Kredit

Sebagai panduan penjualan kredit disini akan diberikan contoh pembelian kredit yang menggunakan uang muka. Jika ada transaksi penjualan kredit tanpa uang muka, maka pencatatan uang mukanya tidak perlu dilakukan. Langkah-langkah pencatatan penjualan kredit adalah Sales > Enter Sales

Pastikan dipojok kiri atas statusnya sudah “INVOICE” karena penjualan kredit statusnya sudah pasti dijual tapi tidak langsung dibayar. Customernya dipilih sesuai dengan pelanggan di bukti transaksi. Termin yang tertera juga sudah sesuai dengan di bukti transaksinya. Tax Inclusive jangan lupa dihilangkan centangannya. Invoice# diisikan dengan nomor bukti transaksi. Date diisikan dengan tanggal di bukti transaksinya. Untuk pengisian kolomnya seperti pengisian order yang tadi. Pada saat mencatat uang muka(Customer Deposit) dapat dilakukan dengan cara mengisi kolom Ship dengan minus satu (-1) lalu tab sampai muncul List Item seperti gambar berikut, klik New.

Setelah klik new, nanti kita membuat item untuk menampung akun Customer Deposit. Caranya adalah:

-ketik item number, sebetulnya ini bebas, tapi biasanya karena ini termasuk uang muka penjualan barang dagangan maka kodenya kita buat mirip seperti barang dagangan lainnya. Bedanya adalah kita urutkan nomornya dengan nomor yang belum dipakai.

-untuk kolom name diisikan sama dengan nama akunnya yaitu Customer Deposit.

-centang I sell this item dan link-kan dengan akun Customer Deposit. Kenapa Cuma I sell this item, karena uang mukanya adalah untuk penjualan.

Menuju ke tab selling details lalu ganti kode pajak menjadi PPN jika kode pajak uang mukanya menggunakan PPN. Lalu klik OK

Isi jumlah uang muka sejajar dengan customer deposit. Jika terdapat jasa angkut jangan lupa isikan kolom freight.

Pastikan total amount-nya sesuai dengan bukti transaksi. Jika sudah silahkan tekan CTRL+R untuk melihat rekapan. Setelah benar maka klik OK lalu Record.

Itu tadi untuk mengentri transaksi penjualan kredit yang menggunakan uang muka. Jika ada transaksi penjualan kredit tanpa uang muka, maka tidak usah melakukan proses pembuatan customer deposit tadi.

Transaksi Penjualan Tunai

Disini akan saya berikan penjelasan dimana transaksi penjualan tunainya terdapat diskon. Jika dikemudian hari anda mendapati transaksi pembelian tunai tanpa diskon, maka cara yang ada hubungannya dengan diskon tidak perlu diikuti. Langkah awalnya sama, yaitu pilih Sales > Enter Sales.

Pilih pelanggannya siapa yang membeli barang dagangan. Pastikan term terpilih COD. Karena pembelian tunai menggunakan kode COD. Tax inclusive jangan lupa dihilangkan centangannya. Isikan Invoice # dan Date sesuai dengan nomor dan tanggal di bukti transaksinya. Untuk tabelnya diisikan seperti biasa, kolom Ship diisikan dengan jumlah barang, kolom Item Number dipilih kode barangnya, kolom Price dipastikan harganya sama dengan di bukti transaksi, kolom Total akan otomatis terisi. Untuk mencatat diskon, kita bisa menggunakan cara seperti customer deposit tadi. Tapi disini saya akan menunjukkan cara yang lain. Yaitu kita menumpang di kolom freight. Jadi kolom freight-nya kita isikan minus nominal diskonnya (-200000) semisal diskonnya Rp. 200.000,-. Jangan lupa kode pajak freightnya dipilih N-T sesuai kode pajak untuk diskonnya. Setelah itu jangan lupa paid today diisi dengan total yang harus diterima karena ini transaksi tunai. Dan balance due menjadi nol.

Setelah semuanya terisi, langkah selanjutnya adalah merubah link dibagian sales account. Dengan cara setup > linked account > Sales Accounts.

Kita rubah link bagian I charge freight on sales menjadi akun sales discount. Karena kita menumpang nominal diskon di kolom freight. Jika sudah klik OK

Selanjutnya tekan CTRL+R dan dipastikan sudah keluar akun sales discount-nya. Pastikan juga bentuk jurnalnya sudah benar. Jika sudah bisa klik OK dan Record. Jangan lupa untuk langsung mengembalikan link bagian freight yang sempat kita rubah menjadi sales discount. Dan dikembalikan lagi dengan freight collected.

Transaksi Retur Penjualan

Langkah-langkah mencatat retur penjualan adalah Sales > Enter Sales

Isikan Invoice dengan dengan nama pemasok, nomor dokumen transaksi, dan tanggal. Pengisian barang yang dikembalikan (retur) adalah dengan cara mengisi tanda minus (-) diawal jumlah barang.

Setelah kita menginput data-data transaksi retur seperti gambar diatas, dibagian ini ada hal khusus yang dilakukan. Terkadang, disuatu soal atau kasus terdapat daftar akun yang berbeda-beda. Tregantung kondisi perusahaan dan kebijakan perusahaan. Pada kasus contoh disini terdapat akun retur penjualan (sales return). Akun yang disediakan untuk digunakan saat terjadi transaksi retur penjualan. Jika kalian nanti menemukan soal/kasus yang mana di daftar akunnya terdapat akun retur tersendiri, maka ada hal tambahan yang harus kalian lakukan sebelum me-record transaksinya. Hal tambahan disini adalah mengganti link akun di barang persediaannya. Kita klik tanda panah disamping kode barangnya. Lalu kita rubah link akun dibagian I sell this item menjadi sales return. Hal ini dilakukan agar ketika me-record nanti keluar akun sales return-nya. Dan alasan kenapa yang dirubah di bagian I sell this item, itu dikarenakan ini transaksi retur penjualan. Jika sudah klik OK.

Silahkan tekan CTRL+R untuk melihat hasil rekapnya.

Disana terlihat keluar akun sales returns. Hal yang sama kalian dapat lakukan jika nanti kalian mendapat soal/kasus dimana terdapat retur pembelian dan kalian disediakan tersendiri akunnya untuk menginput transaksi tersebut. Bedanya nanti adalah ketika mengganti link akun adalah di bagian I buy this item. Dan diganti dengan akun retur pembelian (purchase return). Jika kalian tidak menemukan akun tersendiri untuk menginput retur, maka kalian tidak perlu mengganti link akun di barangnya.

Setelah itu klik Record, lalu klik Register.

Retur penjualan ini menyebabkan piutang darang menjadi berkurang, untuk mencatat pengurangan piutang dapat dilakukan dengan cara masuk tab Returns & Credits. Pilih salah satu transaksi piutang sesuai dengan bukti transaksi jika lebih dari satu. Selanjutnya, jika returnya dari hasil penjualan tunai gunakan menu Pay Refund. Jika returnya hasil dari penjualan kredit maka pilih Apply to Sale.

Ganti ID # dan Date sesuai nomor dan tanggal di bukti transaksi. Jika kalian dihadapkan transaksi seperti gambar dibawah, dimana ada lebih dari satu piutang. Dan di bukti transaksi tidak dijelaskan untuk meretur transaksi yang mana, maka pilihlah transaksi piutang yang bukan kita input saat membuat saldo awal piutang. Kosongkan diskon karena tidak ada diskonnya. Silahkan tab terus sampai di kolom finance charge dan pastikan Out of Balance sudah nol kemudian klik Record.

Jangan lupa untuk mengganti link akun di barangnya. Yang kita rubah menjadi sales return, kita kembalikan menjadi sales.

Transaksi Pelunasan Piutang dengan Potongan/Diskon

Pada bagian ini akan saya beri contoh ketika kita mendapatkan soal/kasus dimana pelunasan piutang dengan potongan ditambah ada Deposit. Jadi, jika kalian nanti mengentri transaksi pelunasan piutang dengan diskon tetapi tidak ada deposit, maka langkah pengentrian depositnya tidak perlu dilakukan. Langkah-langkah untuk mencatat transaksi pelunasan piutang adalah dengan cara Sales > Receive Payment

Pastikan Deposit to Account-nya terpilih akun sesuai kebijakan penerimaan perusahaan. Pilih pelanggannya, Amount Received diisi sesuai nominal diterima. Karena ini adalah pelunasan piutang dengan diskon, maka jumlah yang diterima adalah jumlah piutang dikurangi diskonnya. Memo bisa diisikan dengan keterangan transaksi. ID # diisikan dengan nomor bukti transaksi. Date diisikan dengan tanggal di bukti transaksi. Jika didalam tabel terdapat lebih dari satu transaksi, maka pilih yang sesuai dengan bukti transaksinya. Dilihat bukti transaksinya untuk melunasi piutang yang mana. Jangan lupa bagian diskon dicek terlebih dahulu. Klik Amount Applied dan pastikan Amount of Balance sudah nol.

Jika sudah tekan CTRL+R dilihat rekapannya, pastikan sudah ada diskonnya dan sesuai dengan bukti transaksinya. Selanjutnya klik OK dan Record. Pilih print later jika tidak ingin di-print hasilnya.

Untuk pencatatan Deposit dapat dilakukan dengan cara Sales > Enter Sales.

Pastikan sudah terpilih mode “INVOICE”. Customernya dipilih sesuai pelanggan yang di bukti transaksi. Klik Layout dan kita pilih yang Miscellaneous, lalu klik OK

Terms kita ganti menjadi COD karena ini termasuk tunai. Invoice # diisikan dengan nomor bukti transaksi. Date diisikan dengan tanggal bukti transaksi. Kolom Description bisa diisikan dengan Customer Deposit karena ini Deposit Pelanggan. Acct# diisikan dengan akun Customer Deposit. Amount diisikan dengan nominal Depositnya. Jangan lupa mengganti kode pajaknya di kolom Tax menjadi PPN. Jika nominal depositnya belum kena pajak. Paid Today diisikan dengan seluruh Deposit + PPN. Sehingga Balance Due menjadi nol.

Jika sudah tekan CTRL+R untuk melihat rekapannya. Jika sudah benar klik OK dan Record.

Transaksi Pelunasan Piutang Tanpa Potongan dan Denda

Lakukan hal ini ketika menemui soal/kasus transaksi pelunasan piutangnya tidak terkena diskon dan tidak terkena denda. Proses awalnya sama, Sales > Receive Payments

Pilih akun di Deposit to Account sesuai kebijakan penerimaan. Customer dipilih pelanggan di bukti transaksinya. Amount Received diisi dengan nominal piutangnya. Memo diisikan dengan keterangan transaksi. ID # diisikan dengan nomor bukti transaksi. Date diisikan dengan tanggal di bukti transaksi. Jika terdapat lebih dari dua transaksi piutang maka dilihat lagi bukti transaksinya. Itu digunakan untuk melunasi piutang yang mana. Tekan tab berulang kali sampai berada di kolom finance charge dan terlihat Out of Balance nol.

Tekan CTRL+R untuk melihat hasil rekapannya. Jika sudah benar klik OK dan Record

Transaksi Pelunasan Piutang dengan Denda Keterlambatan

Lakukan hal ini ketika kalian menemukan transaksi pelunasan piutang yang terkena denda. Langkah-langkah awalnya sama yaitu Sales > Receive Payments.

Pilih akun di Deposit to Account sesuai dengan kebijakan penerimaan perusahaan. Customer dipilih pelanggan di bukti transaksi. Amount Received diisikan dengan jumlah piutang + dendanya. Memo bisa diisikan dengan keterangan di bukti transaksinya. ID # diisikan dengan nomor bukti transaksi. Date diisikan dengan tanggal di bukti transaksi. Jika ternyata lebih dari satu transaksi maka dilihat lagi bukti transaksinya digunakan untuk melunasi piutang yang mana. Tekan tab terus sampai dikolom finance charge. Dipastikan Amount Applied-nya sesuai dengan utangnya dan finance charge sesuai dengan jumlah dendanya. Dan dibagian Out of Balance sudah nol.

Tekan CTRL+R untuk melihat hasil rekapannya. Jika sudah benar klik OK dan Record

Demikian materi transaksi penjualan dan transaksi pelunasan piutang. Semoga dapat membantu memahami penggunaan aplikasi MYOB.

Catatan: semua materi ini berdasarkan MYOB Accounting Plus v18 ED